Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä hyötyä on sitoutua ja siirtyä MuseumPlus-järjestelmään?

Laatu: Useimmat ominaisuudet ovat MuseumPlus-järjestelmässä jo valmiiksi sellaisessa muodossa kuin sadat järjestelmää käyttävät museot ympäri maailmaa ovat ne halunneet. Suomalaisversioon on toteutettu tarvittavat räätälöinnit pilottivaiheen aikana.

Pitkäikäisyys: Laaja kansainvälinen käyttäjäpohja takaa järjestelmän päivittymisen ja kehittymisen meistä huolimatta. Toisaalta saamme äänemme kuuluviin osana käyttäjäyhteisöä. Järjestelmäversiot voivat muuttua vuosien saatossa, mutta palvelu säilyy turvatusti asiakkaan käytössä.

Synergia: Laaja käyttäjäjoukko mahdollistaa tietojen sujuvan liikkumisen organisaatioiden ja järjestelmien välillä. Tämä koituu myös suuren yleisön hyödyksi.

Minkälaisia kuluja MuseumPlus-järjestelmä aiheuttaa museoille?

Kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjille eli museoille ja muille järjestelmän käyttöön ottaville tahoille aiheutuu kustannuksia kahdesta kokonaisuudesta: järjestelmän käyttöönoton kertakustannuksesta ja sen käytöstä (vuosittaiset kustannukset). Kokonaiskustannukset riippuvat aina valitusta palvelupaketista. Järjestelmän käyttöönoton kertakustannukset riippuvat mm. museon käytössä olevasta kokoelmahallintajärjestelmästä tai -järjestelmistä ja järjestelmään tallennettujen tietueiden ja liitetiedostojen määrästä.

Mitä laitevaatimuksia MuseumPlus-järjestelmällä on? Entä mobiililaitteet?

MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmää voi käyttää kaikilla verkkoselaimilla, jotka tukevat HTML5-standardia.

Onko MuseumPlus suunniteltu sekä taide- että kulttuurihistoriallisten museoiden tarpeisiin?

MuseumPlus soveltuu sekä kulttuurihistoriallisten museoiden että taidemuseoiden käyttöön. Järjestelmän pilotoinnissa on ollut mukana sekä kulttuurihistoriallisten museoiden että taidemuseoiden aineistoja. Tämän ohella pilotoinnissa on varmistettu järjestelmän soveltuvuus myös arkisto- ja AV-aineistojen kokoelmahallintaan.

Mitä tarkoittaa yhtäaikainen käyttäjä?
Yhtäaikainen käyttäjä tarkoittaa käyttäjää, joka on kirjautuneena MuseumPlus- kokoelmahallintajärjestelmään. Yksi lisenssi koskee aina yhtä yhtäaikaista käyttäjää. Museoissa voi olla useampia käyttäjiä kuin yhtäaikaisia käyttäjiä: yhtäaikaisten käyttäjien maksimimäärä kertoo vain järjestelmään samanaikaisesti kirjautuvien käyttäjien määrän.

Mitä migraatio tarkoittaa?

Migraatio tarkoittaa prosessia, jonka lopputuloksena museon aineisto siirretään nykyisestä kokoelmahallintajärjestelmästä uuteen. Migraatio pitää sisällään eri työvaiheita: esivalmistelun, tietokantadumpin siirron, tietokannan denormalisoinnin, mappauksen, testauksen ja migraatioprosessin hyväksymisen.

Mitä järjestelmän käyttöönotto edellyttää museolta?

Käyttöönottohankkeessa mukana olevilta henkilöiltä toivotaan mahdollisimman tarkkaa vanhan järjestelmän ja museon luettelointikäytänteiden tuntemusta. Jo tarjouspyynnön yhteydessä Museoliiton kokoelmahallintapalvelut tarvitsee tarjouspyynnön tehneeltä museolta tarkempia tietoja mm. museossa käytössä olevista kokoelmahallintajärjestelmästä tai -järjestelmistä, järjestelmään tallennettujen tietueiden sekä liitetiedostojen määrästä. Museolta edellytetään henkilöstöresursseja käyttöönottoprosessin aikana mm. tietokantojen siivoamiseen ennen migraatiota, mappaukseen osallistumiseen sekä lopputuloksen tarkastamiseen ja siivoamiseen uudessa järjestelmässä.

Mitä mappaaminen tarkoittaa?

Vanhan kokoelmahallintajärjestelmän tietojen sijoittamista uuteen järjestelmään. Mappaaminen on edellytys migraation tekemiselle. Mappausvaihe suoritetaan yhteistyössä museon ja Museoliiton kokoelmahallintapalveluiden kanssa.

Museomme on ollut mukana Finnassa. Onko MuseumPlus-järjestelmästä rajapinta Finnaan? Entä LIDO-mappaus?
Kaikilla MuseumPlussan asiakasmuseoilla on käytössään yhteinen rajapinta Finnaan. Finnaan liittyminen ei siten edellytä enää asiakasmuseolta oman rajapinnan tuottamista. Asiakasmuseo ei myöskään tarvitse jatkossa enää omaa LIDO-mappausta, vaan se voi hyödyntää valmista yhteistä LIDO-mappausta omien aineistojensa viennissä Finnaan. MuseumPlus-järjestelmässä kukin asiakasmuseo voi merkitä ne tietueet ja digikuvat, jotka halutaan viedä Finnaan.

Pitääkö museolla olla oma palvelinratkaisu, jossa se säilyttää järjestelmään viemänsä digitaaliset tiedostot?

Ei tarvitse olla. Järjestelmän palvelinratkaisussa on varauduttu suurikokoisten liitetiedostojen tallentamiseen, joten museolla ei tarvitse olla omia palvelimia esimerkiksi alkuperäisten kuvatiedostojen tallentamiseen. Kunkin asiakasmuseon palvelupaketti pitää sisällään vähintään yhden teratavun tallennustilaa liitetiedostoille. Tarvittaessa tallennustilaa voi kasvattaa lisämaksusta. Järjestelmän palvelinratkaisu on asiakasmuseolle edullinen, varmuuskopioinnin ja tietoturvan vaateet huomioon ottava ratkaisu.

Millä kielillä järjestelmää voi käyttää? Entä luettelointitietojen tallentaminen objektista usealla eri kielellä?

Järjestelmän käyttöliittymän kieleksi voi valita joko suomen, ruotsin tai englannin. Käyttäjä voi valita käyttökielen aina järjestelmää käynnistäessä.
MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmä tukee myös saman tietueen luettelointia usealla eri kielellä: tiedon voi tallentaa järjestelmässä ns. toistuvassa kentässä eri kielillä. Esimerkiksi objektin kuvailun voi tallentaa järjestelmään usealla eri kielellä. Tietueen kuvailu ei ole sidottu käyttöliittymän kieleen: valittu kieli vaikuttaa ainoastaan siihen millä tavoin tietueet näkyvät järjestelmässä (esim. hakutuloksissa).

Miten saamenkieliset aineistot otetaan huomioon järjestelmässä? Entä kyrilliset kirjaimet?

Järjestelmässä on käytössä kansainvälinen Unicoden merkistöstandardi UTF-8, joka tukee mm. saamen kielen kirjoitusmerkkejä ja kyrillisiä kirjoitusmerkkejä. UTF-8 tukee myös esimerkiksi japanin- ja kiinankielisiä kirjoitusmerkkejä. Järjestelmään voi siten halutessaan tallentaa esimerkiksi taideteoksen alkuperäisen nimen kyrillisillä kirjaimilla, litteroinnin ja vakiintuneen suomenkielisen nimen.

Voiko ohjelmistoon luoda käyttäjätunnuksia, joilla on pääsy rajoitettuun, käyttäjäorganisaation määrittelemään tietuejoukkoon (ns. asiakas- ja tutkijatunnukset)?

Kyllä, järjestelmässä voi asettaa käyttörajoituksia käyttäjille sekä moduuli- että tietuetasolla CRUD-mallia noudattaen (luonti, luku, päivitys ja poisto). MuseumPlus on modulaarinen järjestelmä, joka koostuu eri toiminnallisista moduuleista (esim. Objektit, Kokoelmahallinta, Sopimukset, Näyttelyt, Kuljetukset jne.). Esimerkiksi asiakaskäytössä on todennäköisesti syytä näyttää vain Objektit-moduuli käyttäjälle, jolloin käyttäjä pääse selailemaan vain Objektit-moduuliin tallennettuja tietueita. Objektit-moduulissa tietuetasolla käyttöoikeuksien määrittäminen onnistuu: jokainen yksittäinen tietue kuuluu aina johonkin domainiin. Järjestelmässä voi domain-kohtaisesti määrittää siihen tallennettujen tietueiden käyttöoikeudet eri käyttäjäryhmille. Museon domain-rakenne voi perustua esimerkiksi museon eri kokoelmiin jne. Tästä ratkaisusta keskustellaan tarkemmin käyttöönoton yhteydessä museon tarpeet huomioon ottaen.

MuseumPlus-järjestelmän domain-rakennetta voi verrata osuvasti rakennukseen, jossa on useita lukittuja huoneita. Käyttäjä pääsee sisään avaimella vain niihin huoneisiin eli moduuleihin (esim. Objektit), joihin hänellä on käyttöoikeudet. Huoneeseen päästyään käyttäjä huomaa, että sisällä huoneessa on lukuisia kaappeja, joista jokainen on lukittu. Yksittäisen kaapin (tietueryhmän) saa auki vain oikealla avaimella (ts. riittävillä käyttöoikeuksilla). Kaapin sisältö aukeaa käyttäjälle käyttöoikeuksien mukaan eri tavoin: käyttäjä voi saada ne vain nähtäville (lukuoikeudet), kaappiin voi lisätä uutta tavaraa (luontioikeudet), kaapin sisältöä voi korjailla (päivitysoikeudet) ja sieltä voi poistaa turhaa tavaraa (poisto-oikeudet).

Onko ohjelmistoa mahdollista testata käytännössä esimerkiksi jonkinlaisella testiaineistolla? Tämä olisi tärkeää, jotta näemme, miten ohjelma käytännössä toimii ja kuinka se palvelee esimerkiksi erilaisten aineistojen (valokuvat, esineet, kulttuuriympäristö- ja nykydokumentointiaineistot) parissa työskenteleviä.

Tällä hetkellä emme pysty tarjoamaan testiversiota ko. käyttöön. Voimme kuitenkin järjestää tarvittaessa tapaamisen, jossa voimme demota kokoelmahallintajärjestelmää ja pääsette halutessanne sitä itse kokeilemaan.

Voiko järjestelmässä katsoa sinne tallennettuja videotiedostoja?

Kyllä. Järjestelmä tukee kaikkia HTML5-standardin mukaisia videotiedostomuotoja (MP4, WebM, Ogg). Näitä videotiedostoja voi katsoa järjestelmään avautuvassa erillisessä ikkunassa, jolloin videotiedostoa voi katsoa alusta loppuun sitä mukaa kuin se latautuu verkosta. Videon voi pysäyttää kesken katselun, mutta eri kohtiin videossa ei voi siirtyä. Videotiedoston voi tallentaa järjestelmästä omalle koneelle ja avata ja katsoa missä tahansa avattavaa tiedostomuotoa tukevassa erillisessä ohjelmassa (esim. Windows Mediaplayer).